Outlook Express实战技巧篇

    在众多的电子邮件程序中，Outlook Express(以下简称OE)日渐走俏，这得益于它的四大特色：中文界面、多帐号支持、多语言支持和HTML格式支持。这不仅使电子邮件的收发和管理变得非常方便，信件的内容也更加精彩。不过，没有一个软件是十全十美的,OE同样存在不足，但只要使用时讲究一定技巧，就可扬长避短，充分发挥它的强大功能。本文无意罗列OE的基本用法,将着重介绍由其它邮件程序转用OE后，应注意的技巧以及OE特色功能的深入运用。
　　导入邮件信息：向OE顺利过渡
　　很多时候，我们懒于更换邮件程序，一个重要原因是，原来积累的邮件、通讯薄乃至帐号设置全部得从头来过。OE为了吸引用户，设置了格式众多的导入过滤器，其它邮件程序的用户可以轻易过渡到OE。
　　第一次启动OE，首先要做的是，将原邮件程序中的有关信息导入OE中。方法是：单击“文件/导入”，分别选择“导入邮件”、“导入通讯薄”和“导入邮件账号设置”，它支持几乎所有流行的邮件程序。
　　当你收到的重要信件较多时，最好再利用OE的导出功能，定期作备份。方法是：单击“文件/导出”，分别选择“导出邮件”即可。
　　多账号多信箱：井水不犯河水
　　多数情况下，一台电脑由几个人共用，或者一个人拥有多个POP3信箱，这就要求邮件程序能对单个账号独立操作，并自动分拣到指定的信箱。现在来看看，在OE中，如何实现这些功能。
　　建立多个账号：单击“工具/账号”，转到“邮件”卡，单击“添加”按钮，选择“添加新邮件账号”，出现“Internet连接向导”，按照提示输入相关信息，即完成新账号设置。用“删除”按钮可删除选中的账号。
　　修改账号设置：单击“工具/账号”，转到“邮件”卡，选中某个账号，单击“属性”按钮，可修改所有的账号设置。其中有几个设置非常有用：
　　A 在“常规”卡，关闭“完全发送和接收时包括这个账号”，可在每次统一收发邮件时忽略该账号。
　　B 在“连接”卡，可以指定该账号使用的拨号连接。
　　C 在“高级”卡，可以指定将邮件副本保留在服务器上，以及将大邮件作拆分。
　　建立独立的信箱：为每个帐号建立各自的信箱（即文件夹）。单击“工具/收件箱助理”，在账号栏中填入账号，并指定将该账号的信转移到特定信箱。此外，用相似方法可自动转发、回复邮件和阻挡垃圾邮件。
　　完成上述设置后，每次收发邮件既可同时收发所有帐号，又可只操作指定账号。
　　HTML信纸：让电子邮件多姿多彩
　　OE提供了HTML和纯文本两种信件格式，如果收信方的邮件程序也支持HTML格式，你完全有理由将电子信件搞得多姿多彩。
　　将信纸设置为HTML格式：单击“工具/选项”，转到“发送”卡，可以设置信纸的格式为HTML或纯文本。此外，你也可用撰写新信件窗口的“格式”临时更改。
　　用你喜欢的信纸：一旦使用HTML格式信纸，除了OE原配的几种外，你还可以在原基础上加工或完全自己设计。单击“工具/信纸”，转到“邮件”卡，按信纸“选择”钮，在列表中选择一个原有信纸，单击“编辑”按钮，记事本就会打开HTML源码供修改。当然，最有意思的还是用网页编辑器设计一个独具特色的信纸，存为HTML格式后，使用“其它”按钮来加载。
　　多语言支持：真正的全球通
　　OE是IE4的组件之一，故IE的多语言支持同时对OE有效。在安装IE4时，别忘了装上繁体中文和日文两种语言支持模块，这样在浏览和看信时才能切换自如。不过，OE的语言支持功能并不完美，经常莫名其妙地变为乱码。此时不必担心，单击工具栏的“语言”按钮，选一个合适的字符集就行了。如果是简体中文，在GB2312下不行时可改用HZ字符集。
　　如果你经常收到港台地区朋友的来信，就应当将读信的字体设置为Big5字符集。
　　方法是：单击“工具/选项”，转到“阅读”卡，按“字体”按钮，在字体和字符集列表中选择。此外，在撰写新邮件时，也可指定使用的字符集，方法是，单击撰写新邮件窗口的“格式/语言”并选择。
　　通讯薄：管理好你的交际圈
　　上网不久的朋友，可能对通讯薄不在意，但如果你有半年以上的网龄，就会发现它比你的电话薄还重要。因此，定期整理、备份通讯薄是马虎不得的事。下面是要经常在通讯薄中作的操作。
　　从邮件中添加联系人。通过选项设置，在回复或发送邮件时，OE可自动将收件人添加到通讯簿中。如果在回复时添加，单击“工具/选项”，在“常规”选项卡，选中“自动将回复邮件时的目标用户添加到通讯簿”；如果是在撰写或查看邮件时，用鼠标右键单击个人姓名，再单击“添加到通讯簿”。
　　创建联系人组。利用联系人组，可将邮件方便地发送给一组收件人。在通讯簿中，单击工具栏上的“新组”，键入组的名称，单击“选择成员”，再单击通讯簿列表中的姓名。如果想单独查看组列表，单击“查看”菜单，选中“组列表”复选框。
　　组织通讯簿中的名称。如果通讯簿很大，可以用几种方式组织通讯簿，以便轻松检索。若要根据名称、电子邮件地址或电话号码将联系人排序，单击名称列表上相应的列标题；若要在升序和降序之间切换列的不同排序方式，单击列标题。
　　创建名片。在创建名片之前，通讯簿中要有联系人的信息。首先，从通讯簿列表中选定姓名，在“文件”菜单上，指向“导出”，再单击“名片”，选择文件存储位置，单击“保存”。以后要将名片添加到邮件中时，单击“插入”菜单，然后单击“名片”。
　　导入名片。由于名片是vCard格式的文件，可通用于多种操作系统，导入名片，可节省很多精力。在通讯簿中，单击“文件/导入/名片”，再定位名片文件。名片添加到通讯簿后，会出现属性对话框，可根据需要，修改或添加联系人的信息。
　　打印通讯簿。在通讯簿中，选择要打印的联系人，单击“打印”按钮，选择打印格式。若要打印所有信息，选“备忘录”，若要打印业务方面的信息，选“名片”，若要打印电话号码列表，选“电话簿”。
　　签名和名片：给信件加上个人标记
　　几乎所有电子邮件程序都支持签名，而OE还别出心裁地增加了一个名片功能。OE的签名有两种形式，一种是直接加在信尾的一段文本，一种是任意一个文本或HTML文件。从理论上讲，文件签名可以实现签名的多样化，但在实用中，要更换签名却十分麻烦，这大概是OE的一大垢病。
　　设定签名：单击“工具/信纸”，按“签名”按钮，在“文字”栏中键入签名的内容。如果使用文件作签名，则选中“文件”，用“浏览”指定签名文件。在撰写信件时，若要更换签名，选取不同签名文件即可。当然，这在实际操作中显得很麻烦，但愿下个版本能改进。
　　设定名片：在设定签名的同一位置，可能指定发信时要附送的名片。利用“新建”和“编辑”按钮可对名片任意修改。
　　快捷操作：摆脱层层菜单的包围
　　对于常用软件，快捷键永远是最高效的操作方法，OE同样如此。下列快捷键可以让你摆脱层层菜单的包围。
　　在主窗口、查看邮件窗口和发送邮件窗口中：
　　帮助主题 F1键
　　选取所有邮件 CTRL＋A
　　在主窗口和查看邮件窗口中：
　　打印选定邮件 CTRL＋P
　　发送和接收邮件 CTRL＋M
　　删除邮件 DEL或CTRL＋D
　　打开或投递新邮件 CTRL＋N
　　回复邮件 CTRL＋R
　　转发邮件 CTRL＋F
　　回复所有人 CTRL＋SHIFT＋R
　　转到收件箱 CTRL＋I
　　转到下一封邮件 CTRL＋>或 CTRL＋SHIFT＋>或ALT＋右箭头键
　　转到上一封邮件 CTRL＋<或 CTRL＋SHIFT＋<或 ALT＋左箭头键
　　查看选定邮件的属性 ALT＋ENTER
　　转到下一封未读邮件 CTRL＋U
　　在主窗口中：
　　显示/隐藏文件夹列表 CTRL＋L
　　打开所选邮件 CTRL＋O 或 ENTER
　　将邮件标记为已读 CTRL＋ENTER 或 CTRL＋Q
　　在邮件列表、文件夹列表（如果已经打开了工具栏）和预览窗之间切换 TAB
　　在邮件窗口中：
　　关闭邮件 ESC
　　查找文字 F3 或 CTRL＋SHIFT＋F
　　检查名称 CTRL＋K 或 ALT＋K
　　检查拼写 F7
　　插入签名 CTRL＋SHIFT＋S
　　发送（投递）邮件 CTRL＋ENTER 或 ALT＋S
　　定制外观：为OE改头换面
　　每个人都有自己的习惯，用软件同样如此。将OE的界面按自己喜好来点变化，收发邮件时就格外称心。
　　改变布局：单击“查看/布局……”，可控制窗口元素的显示、工具栏的位置、预览窗口的风格。
　　定制工具栏：在“布局”对话框，按下“自定义”，可添加或删除工具栏的内容。也可以右键单击工具栏，再用菜单命令执行相关操作。若右键单击工具栏后，选择“对齐”上的“左”、“右”、“下”或“上”命令，可将工具栏移动到屏幕的四边。
　　定制邮件窗口的列：单击“查看/列……”，可添加或删除要显示的列项目，安排列的显示顺序。在邮件窗口中，拖放列标题，也可改变列的顺序；拖动列标题的右侧边界则可调整列的宽度。在查看邮件时，单击列标题，所有邮件即按该列进行排序，该操作也可用“查看/排序方式”来完成。此外，还可拖动预览窗格和邮件列表之间的拆分条，以调整预览窗格或邮件列表的大小。
　　玩家小贴士：买一送一
　　最后，我们介绍给大家几条好用的小技巧，可以让你在OE里收发邮件更感顺手。
　　●更改新邮件到达的声音。双击“控制面板”中的“声音”图标，选择“事件”列表中的“新邮件通知”，选择你喜欢的声音文件。
　　●检查收信人地址的正确。发送邮件时，使用“工具”菜单或“新邮件”工具栏上的“检查名称”命令，OE将对照通讯薄检查收信方的电子邮件地址。如果找到相关的地址，系统会在其名称下面加下划线，并转换为通讯薄中指定的显示名称。
　　●查看发件人详细情况。收到新邮件后，如果要查看发送方的电子邮件地址，可双击邮件，然后双击“发件人”域中的作者名称。在查看后，用户可以决定是否加入通讯薄，若要加入，单击对话框中的“添加到通讯薄”即可。
　　●备份邮件及邮箱。对一些重要的邮件，如果一份份单独存起来备份非常不便。此时可将所有重要邮件存放在一个邮箱中，并对整个邮箱备份。备份前应先压缩邮箱，方法是：选择要备份的邮箱，单击“文件”菜单，指向“文件夹”, 然后单击“压缩”。接下来寻找带 .mbx 和 .idx 扩展名的文件，再将它们复制到备份盘上。由于每个邮件文件夹都具有一个邮件文件(.mbx)和一个索引文件(.idx)，因此两个文件都要备份。
　　●一次挂上多个附件。在OE中挂附件时，目前只能一个一个地挂上去。如果要带的附件很多，十分麻烦。有一个解决的方法是：同时打开资源管理器窗口和写信窗口，在管理器中选中多个附件，拖到写信窗口即可。
　　●避免删除文件夹。在OE中，如果处于激活状态的是文件夹，你不小心按下删除键，又不假思索地按“确定”，结果将导致文件夹及属下的所有信件不可恢复。避免的办法是：在该文件夹下任意建一个子文件夹，这样，OE将拒绝删除文件夹。
　　●发送大邮件。大多数邮件服务器限制了可发送和接收邮件的大小，通常每封邮件连附件在内，不得超过1MB。而OE则可以将大型邮件拆分为几个小部分，并发送到有限制的邮件服务器上，接收方会自动重新合并到一个邮件中。方法是：单击“工具/帐号”，在“邮件”卡上，单击“属性”，再在“高级”卡上，选中“拆分大于X KB的邮件”，设定可发送文件的最大值即可。